(91) 350-9520 support@omarine.org M-F: 7 AM - 7 PM; Weekends: 9 AM - 5 PM

Phần mềm tài chính / kế toán cho doanh nghiệp nhỏ – GnuCash: Cài đặt tài khoản

GnuCash là một ứng dụng tài chính cho doanh nghiệp nhỏ và cá nhân. Nó được thiết kế dễ sử dụng, nhưng mạnh mẽ và linh hoạt. GnuCash cho phép bạn theo dõi thu nhập và chi phí của bạn, điều hòa tài khoản ngân hàng, theo dõi danh mục chứng khoán và quản lý tài chính doanh nghiệp của bạn. Nó dựa trên các nguyên tắc kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo sổ cân đối và báo cáo chính xác.

GnuCash là một gói mới được bổ sung vào Omarine.

Khi chạy chương trình lần đầu, bạn vào menu File > New File. Màn hình New Account Hierarchy Setup sẽ giúp bạn tạo một bộ tài khoản và lưu vào một file.

Các loại tài khoản GnuCash

Tài khoản phải trả (Accounts Payable)
Các khoản phải trả được sử dụng bởi các doanh nghiệp để ghi lại số tiền phải được thanh toán. Ví dụ: Doanh nghiệp đã mua một cái gì đó, nhưng doanh nghiệp chưa trả tiền hóa đơn cho đến sau này.

Tài khoản phải thu (Accounts Receivable)
Các khoản phải thu ghi các khoản phải thu mà số tiền chưa nhận được. Ví dụ: Doanh nghiệp đã bán thứ gì đó và phát hành hóa đơn, nhưng khách hàng chưa thanh toán cho đến sau này.

Tài sản (Asset)
Tài khoản tài sản được sử dụng để theo dõi những thứ có giá trị và có thể được sử dụng hoặc bán để thanh toán các khoản nợ. (Thông thường một tài khoản giữ chỗ)

Ngân hàng (Bank)
Loại tài khoản ngân hàng biểu thị sổ tiết kiệm hoặc tài khoản séc được giữ tại ngân hàng hoặc tổ chức tài chính khác. Một số tài khoản này có thể có lãi. Đây cũng là loại tài khoản thích hợp cho các thẻ séc (ghi nợ), trực tiếp rút tiền từ tài khoản séc.

Tiền mặt (Cash)
Loại tài khoản tiền mặt được sử dụng để biểu thị tiền mặt mà bạn cất giữ trong ví, hộp giày, lưng heo (piggyback) hoặc nệm.

Thẻ tín dụng (Credit Card)
Loại tài khoản thẻ tín dụng được sử dụng để biểu thị các tài khoản thẻ tín dụng, cả thẻ tín dụng quốc tế như VISA, MasterCard hoặc Discover và các thẻ không cho phép số dư liên tục (ví dụ: American Express)

Tiền tệ (Currency)
Tài khoản tiền tệ được sử dụng để giao dịch tiền tệ, nhưng đã được thay thế bởi ngăn Chuyển tiền trên Cửa sổ chuyển tiền (phần được gọi là “Hộp thoại chuyển tiền” – “Transfer Funds Dialog Box”).

Vốn chủ sở hữu (Equity)
Tài khoản vốn chủ sở hữu được sử dụng để lưu trữ số dư mở khi bạn lần đầu tiên sử dụng GnuCash hoặc bắt đầu một kỳ kế toán mới.

Chi phí (Expense)
Bất kỳ chi phí nào như thực phẩm, quần áo, thuế, vv. Loại này được gọi là một thể loại trong Quicken.

Thu nhập (Income)
Bất kỳ thu nhập nào nhận được từ các nguồn như tiền lương, lãi suất, cổ tức, vv. Loại này được gọi là một thể loại trong Quicken.

Trách nhiệm [pháp lý] (Liability)
Tài khoản trách nhiệm được sử dụng để theo dõi các khoản nợ hoặc nghĩa vụ tài chính. (Thông thường một tài khoản giữ chỗ)

Quỹ tương hỗ (Mutual Fund)
Một danh mục đầu tư được quản lý chuyên nghiệp về cổ phiếu và trái phiếu hoặc các khoản đầu tư khác được chia thành cổ phiếu.

Cổ phiếu (Stock)
Một phần của quyền sở hữu trong một công ty, cho phép chủ sở hữu của nó với tất cả các rủi ro và phần thưởng đi kèm với nó.

Khi tài khoản mới được tạo, các lựa chọn có sẵn của các loại tài khoản sẽ chuyển sang màu xám theo loại tài khoản cha. Danh sách sau đây có chứa các lựa chọn có thể.

  • Tài khoản phải trả: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, Chi phí và Thu nhập có thể là tài khoản con.
  • Tài khoản phải thu: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, Chi phí và Thu nhập có thể là tài khoản con.
  • Tài sản: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, Chi phí và Thu nhập đều có thể là tài khoản con.
  • Ngân hàng: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, Chi phí và Thu nhập có thể là tài khoản con.
  • Tiền mặt: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, Chi phí và Thu nhập đều có thể là tài khoản con.
  • Thẻ tín dụng: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, chi phí và thu nhập có thể là tài khoản con.

  • Tiền tệ: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, Chi phí và Thu nhập có thể là tài khoản con.

  • Vốn chủ sở hữu: Chỉ các tài khoản Vốn chủ sở hữu mới có thể là tài khoản con.

  • Chi phí: Chỉ tài khoản chi phí hoặc thu nhập có thể là tài khoản con.

  • Thu nhập: Chỉ tài khoản chi phí hoặc thu nhập có thể là tài khoản con.

  • Trách nhiệm: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, Chi phí và Thu nhập đều có thể là tài khoản con.

  • Quỹ tương hỗ: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, Chi phí và Thu nhập có thể là tài khoản con.

  • Cổ phiếu: Tất cả các tài khoản ngoại trừ Vốn chủ sở hữu, Chi phí và Thu nhập đều có thể là tài khoản con.

Tạo sơ đồ tài khoản

Sơ đồ tài khoản giống như một bảng nội dung cho tài chính của bạn. Cách tốt nhất để khái niệm hóa sơ đồ tài khoản là một cây. Các nhánh chính thể hiện toàn bộ các loại hoặc nhóm, trong khi các lá của cây biểu thị các tài khoản ngân hàng cá nhân hoặc các loại chi phí. Khi báo cáo tóm tắt được yêu cầu, thông thường chỉ các nhánh chính mới được hiển thị trong báo cáo, thay vì các tài khoản cá nhân.

Mã tài khoản
Lưu ý rằng tài khoản không chỉ có tên; chúng có thể có mã, để sắp xếp các tài khoản. Khi một báo cáo được tạo, thứ tự sắp xếp được xác định bằng cách đánh số. Thông thường để các tài khoản lá kết thúc bằng các chữ số khác 0, trong khi các nút cha sử dụng số 0.

Chỉnh sửa sơ đồ tài khoản
Việc chỉnh sửa sơ đồ tài khoản được thực hiện trong ngăn tài khoản cha (Parent Account) của hộp thoại chỉnh sửa tài khoản (Edit Account). Có thể chuyển tài khoản đến bất kỳ phần nào của sơ đồ tài khoản. Bạn nên giữ tài khoản nói chung theo các loại tài khoản có liên quan như được mô tả trong phần “Các loại tài khoản GnuCash”. Điều này giúp bảo toàn cấu trúc sơ đồ tài khoản.
Để di chuyển tài khoản đã chọn sang tài khoản cha khác, chỉ cần chọn tài khoản trong ngăn tài khoản cha. Nếu “New top level account” được chọn thì tài khoản sẽ được chuyển tới mức đỉnh.

Tạo tài khoản mới

Để tạo tài khoản mới, hãy chuyển đến Actions → New Account… hoặc nhấp vào biểu tượng thanh công cụ New. Hộp thoại “New Account” (Tài khoản mới) sẽ được mở.
Có hai tab, tab General và tab Opening Balance (Số dư mở).

Tạo một tài khoản mới bao gồm lập kế hoạch trước một số chi tiết được sử dụng trong hộp thoại Tài khoản mới:

  • Loại tài khoản nào là cần thiết.

  • Nơi nó phù hợp với cấu trúc của sơ đồ tài khoản.

  • Nếu có số dư mở.

  • Nếu có một thương phẩm (security/currency) cần thiết cho tài khoản.

  • Nếu cần cập nhật trực tuyến giá cả thương phẩm.

Chi tiết như sau:

Tab General

Tab này dùng để đặt các thông tin cơ bản của tài khoản, gồm 7 trường

  1. Account Name: Tên tài khoản.

  2. Account Code: Mã tài khoản (lựa chọn).

  3. Description: Mô tả (lựa chọn).

  4. Security/Currency: Khi bạn nhấp nút “Select…”, hộp thoại “Select currency” sẽ xuất hiện. Giá trị cho mục “Type” tùy theo kiểu tài khoản được chọn trong hộp thoại cha “New Account”:

    • Đối với tài khoản không phải là Stock hay Mutual Fund, mục này sẽ là tiền tệ mặc định.

    • Đối với tài khoản là Stock hay Mutual Fund, đầu tiên chọn Stock hay Mutual Fund trong ngăn “Account Type”, rồi “Parent Account”. Sau đó nhấp nút “Select…” để chọn “Type” và “Security”.

  1. Smallest Fraction: Đặt phân số nhỏ nhất cho giá trị.

  2. Account Color: Chọn màu cho tài khoản.

  3. Notes: Những ghi chú nếu cần.

Bên dưới là 3 hộp kiểm. Một cái liên quan tới thuế (Tax related), một cái để đánh dấu tài khoản dạng Giữ chỗ (Placeholder), và một cái đánh dấu tài khoản là ẩn (Hidden).

Hộp kiểm “ Tax related” nghĩa là tài khoản được gắn cờ để được bao gồm trong báo cáo biểu thuế. Cờ này chỉ được trình bày trong hộp thoại soạn thảo tài khoản và được đặt trong hộp thoại thông tin thuế thu nhập (Edit → Tax Report Options).

Hộp kiểm Giữ chỗ đặt tài khoản vào trạng thái chỉ đọc và ngăn ngừa bổ sung dữ liệu giao dịch tới tài khoản.

Dưới cùng là 2 ngăn. Ngăn bên trái là để chọn kiểu tài khoản. Ngăn bên phải chứa một cây tài khoản để chọn tài khoản cha. Để tạo một cây tài khoản mới, chọn “New top level account”.

Tab Opening Balance

Tab Số dư mở chỉ hiển thị khi tạo tài khoản mới và bị vô hiệu hóa đối với các tài khoản Cổ phiếu và Quỹ tương hỗ. Trong trường hợp sau, số dư mở phải được tạo bằng tay. Nó được sử dụng để ghi lại số dư đầu cho một tài khoản. Điều này cho phép nó được sử dụng cho hai kịch bản khác nhau. Nếu sử dụng GnuCash lần đầu tiên để ghi lại các giao dịch, nó có thể được sử dụng làm số dư đầu. Nếu tài khoản đang sử dụng được đóng vào cuối kỳ và tài khoản mới sẽ được tạo, nó được sử dụng để đóng và chuyển số dư về phía trước.
Có ba phần trong tab này. Ở trên cùng chứa thông tin số dư.

  • Số dư: Số dư để bắt đầu tài khoản.

  • Ngày: Ngày số dư mở cần được ghi lại.

Tiếp theo là cách thức chuyển.

  • Sử dụng tài khoản Equity ‘Open Balances’: Chuyển số dư mở cho tài khoản từ tài khoản Equity chuẩn được gọi là Số dư mở.

  • Chọn tài khoản chuyển khoản: Điều này cho phép chọn một tài khoản khác trong phần bên dưới để chuyển số dư mở.

Phần cuối cùng là các tài khoản chuyển. Chọn tài khoản để sử dụng cho số dư mở từ danh sách tài khoản.

Các loại tài khoản phải trả và tài khoản phải thu được sử dụng bên trong bởi GnuCash. Không được thêm, thay đổi hoặc xóa các giao dịch liên quan đến các tài khoản này trừ khi sử dụng:

  • Gửi / bỏ hóa đơn / phiếu thưởng hoặc

  • Quy trình thanh toán

Dưới đây là ví dụ bảng tiền mặt trong ví:

Advertisements

Gửi phản hồi

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.

%d bloggers like this: